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如何组织策划和执行一场成功的年会(晚会)?

各大公司的企划部、市场部、品牌部、营销部和运营部的小伙伴们,马上就要10月了,你们是不是已经开始着手准备,或者组织规划公司的年会(晚会)了?

各大公司的企划部、市场部、品牌部、营销部和运营部的小伙伴们,马上就要10月了,你们是不是已经开始着手准备,或者组织规划公司的年会(晚会)了?

不要以为年会只是一场公司内部的狂欢活动(如果是这样,交给行政部妹子办就好了)。作为既抗得起品牌、搞得定客户、做得了活动的你,年会这么一个大展拳脚的机会一定要好好发挥,毕竟,往小了说,年底的绩效评估它可占了至少一半的作用。

往大了说,如果办得好,那将是一场集合客户、合作伙伴、上下游公司的一场品牌活动,不仅可以增强搞好客户关系,为下年的合作做好基础,还能打造一场声势浩大的品牌势能,彰显企业实力,提升行业影响力。也能减轻一下明年开年的运营负担。

说了这么多,那么,要达到如此多目的的年会究竟应该怎样策划和执行呢?去年我所在的公司刚好举办了一场600人以上、活动现场十分顺畅,并且广受客户及领导好评的年会。

先说说活动背景。公司是一个B2B平台,可以大致想象成地产行业的阿里巴巴。去年12月下旬,为了打造行业影响力,邀请了供需双方的实力客户一起参加的年会,主要活动内容包括演讲、论坛、颁奖三部分内容。最开始预计参会人是300+。(后来发现热度太高,直接参会人翻番)

先甩一张整体图(因为一个活动涉及的内容太多,这里主要梳理方案策划及流程部分,不涉及创意方面)

如何组织策划和执行一场成功的年会(晚会)?

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第一步:确定活动方案

所谓主线方案是指,确定活动的主要内容,其中包括但不仅限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动大致流程。因为整个策划案的细节都是以这几方面作为核心点的。

1、活动目标:就是指想通过本次活动达到什么目的

具体如何确定呢?

首先给活动定个基调,是品牌宣传活动,还是促销活动,还是用户运营活动。因为不同的类型的活动确定目标的标准和维度不一样。就去年的那次活动来说,更倾向于品牌宣传活动,目的是为了提升公司品牌在整个行业的知名度和影响力。

大方向的活动目标确定后,再分解目标。思考方式是,通过哪些方面能体现一个公司品牌的影响力呢?我们主要考虑了以下几个方面:

  1. 地产行业知名企业(开发商端+供应商端)的参与数。我们的评价维度是行业前20
  2. 地产行业意见领袖的参与数。像王石这种大咖,以及百强地产行业总经理级别人士
  3. 作为一个行业性盛会,必须新的、领先的观点。所以需要邀约相关人士进行演讲分享及论坛讨论等
  4. 另外,本次活动作为线上评选的承接,需要针对供需双方颁奖。以这个角度也能增加邀约嘉宾的砝码。

2、活动形式

通过活动目标分解,活动形式已经呼之欲出了。对应我们的目标分解内容来看,本次活动至少包含以下几方面的内容:

  • 行业大咖演讲及观点分享,可分为开发商端大咖分享和供应商端大咖分享。
  • 论坛环节。通过集中讨论,碰撞出思维的火花。
  • 现场颁奖。为了体现隆重性和权威性,可以让开发商端行业大咖给供应商端颁奖,并且颁奖必须有奖牌奖碑类的实物。
  • 年会活动一般相当于庆功宴,大家都需要对辛苦一年的自己坐一个犒赏。另外,颁奖这么热闹的是,优势行业供需双方都在场,组织一场晚宴是十分必要的。一方面把活动推向高潮,另外方面促进双边的交流,增加活动的满意度。

3、活动时间

需要考虑几方面:

  • 对参会人来说是否方便。许多公司都会进行一年的总结,如果有一个行业性的奖项,也是成绩的体现,所以活动时间必须选在大部分公司进行年终总结之前。
  • 对作为主办方的我们来说,地点是否方便时间是否充裕。一般来说本地作战比较方便,在物资、人员调配以及成本上,都能进行较好的把控。时间上,根据活动可能需要的大宗事项准备进行预估,一般来说,都是一个月。
  • 确定公司的资源及预算。前面我们分析过,行业性大咖的邀请将成为本次活动成败的关键,所以公司已有的人脉及企业资源主要集中在哪里,如果在广深,那最好将活动地点定在广深。另外预算上也需要考虑,异地作战的话,各方面的费用都会增加。另外参会人的差旅住宿也是一大开支。

综合以上几方面的考虑,权衡之后作出你活动地点的选择。

4、活动大致流程

活动形式基本确定后,再进行细节的丰满。主要考虑以下两个方面:

  • 活动的流畅性。举个极端的例子:听了20分钟演讲,主持人说来大家一起合个影,然后再坐回去接着听,这典型不流畅的。
  • 人性的特点。人能够高度集中精力的时间一般也就20分钟,所以演讲时间最好控制再20分钟分钟以内。不间断做类似事情的时间,大概是2-3个小时(比方说我们读书、上班,都是分上午和下午),所以同一类型的活动需要不宜持续超过3个小时,中间最好穿插其它类型的活动,以帮助参与者放松。

通过以上两方面的考虑,我们将活动流程丰满至如下。

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第二步:确定活动的落地方案

一个活动能否成功,关键在于执行。当方案确定那一刻,你会发现,欣喜转瞬即逝,接下来就是压力山大。因为要做的大大小小的事情实在是太多了。这个时候,你就需要以下3大法宝。

1、取得公司层面支持,明确自己的权利和义务

好几百人的大会,不可能由一两个人完成,整体需跟进事和调配的资源极大。这个时候,你可以根据活动方案,大致估算一下需要的人手以及涉及到的部门,取得公司层面的支持,并有公司层面宣传由你担当这次活动的总统筹,所有人必须以这件事为先,听你调配。

这里有两个关键点:

  • 公司要了解这件事的重要性,需要你或者你的领导去沟通和传达。
  • 一定要召集所有相关人,然后由公司层面宣传由由你统筹。这样你才能名正言顺。

2、将活动方案“进化”成落地方案

在取得统筹权利和公司支持后,你需要合理利用这些人员和资源。活动方案只能告诉大家,我们大概要做一个什么事情,并不能让大家知道这个活动具体要做什么事,什么时候做,以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。这里有几个步骤:

  • 用活动方案,告诉大家,我们要做一件大事,做好了之后有什么效果和好处。
  • 用落地方案,告诉大家,为了达到这些目的,做成这件大事,我们需要做123456这些事。1由谁负责,2由谁负责….每个小组需要达成一个什么样的分目标,这件事情的关键点是什么,等等。
  • 我将作为大家强力的后盾,有任何疑问随时找我。而我,也将随时了解各位的进展情况。
  • 任务分解,责任到人,保证每个人明确自己的任务。

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注:这里只截图了一小部分

第三步:确定活动关键型元素:如酒店,并进行实地踩点(多次!)

这点其实归于前面的部分,之所以单独拿出来说,是因为酒店作为整场活动的承载点,必须确人好各项细节,才能进行下一步的安排。

1、预定酒店:像五星级酒店,容纳500人以上的酒店,提前2个月预定可以省十多万

2、酒店硬件确定:是否配备LED屏,酒店自带的LED屏是否足够大气;音响效果,话筒;外接音响等设备接线是否方便;控制室在哪里,是否方便等等。

3、酒店装饰确定:是否有空间搭建灯光桁架,现场哪些地方可以放背景板,哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料,与酒店人员提前沟通等。

4、同时还要注意,酒店方直接对接人员配合度怎样,反应是否及时。因为到时候现场如果酒店配合慢,将引起巨大的问题。

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第四步:活动前期准备

这里包括三个部分,一是“硬装”准备,一个是“软装”准备,还有一个是“活动人员”准备。

1、硬装

“硬装”主要是指活动现场“硬”的设备,如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了,活动流程的顺利进行就保证了一大半。

这部分工作的难点在于找到质量好、服务好、配合度高的服务商。一般有两种方法,一是盘点公司或者自己手头上已有的已合作过的服务商资源,二是发动公司所有人及自己的关系寻找新的服务商。主要要做到货比三家,从东家获取专业知识去比对西家的产品及报价,这样才不容易被坑。

2、软装

“软装”主要是指活动现场的装饰性物料,如背景板、台卡如座位卡签到卡等、海报、参会证、装袋资料等等。这部分需要把控的是

  • 确定现场整体的“装修图”,及现场物料怎么摆放,统一设计风格及必要元素(如LOGO、年会主题)。
  • 各物料的材质、尺寸、数量、价格、预计印刷时间等等。材质则需要特别注意的是,一定要打样,亲眼看到亲手摸到才能放心。

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3、活动人员

“活动人员”是指非公司内部人员的现场活动人员,比如接待礼仪、节目表演人员、安保人员等等。这部分人员也需要提前与相关服务公司确认,人员数量、到场时间、彩排时间、表演的具体节目等等。为了保证活动整体水平,像礼仪的服装、表演的节目风格等等,都需要统筹人员进行最后的确定。

关于以上几点,我的建议是,可以让服务商画好现场搭建图,如灯光服务商画好现场灯光搭建图,广告物料服务商确定现场各种物料的摆放图并表明尺寸。当然,如果公司有预算,以上这些公司可以全部外包给策划公司。但作为统筹人员的我们,了解基本套路,才能不被策划公司忽悠。

第五步:跑流程、现场物料最后确认及彩排

1、跑流程

主要指两个方面:

  • 作为总统筹,需要不断在脑海中梳理每个流程细节,想象在脑海里开一场年会,从头到尾走上几遍。
  • 当基本物料和人员配备都准备好之后,拉上关键人员如主持人、各项目负责人、关键环节工作人员一起跑几遍流程。(这里的关键环节是指你觉得可能出问题、复杂的环节)。

多跑几遍并不断调整其中可能出现问题的地方,这样能最大限度保证真正活动时的顺利进行。

2、现场物料最后确认必须对照物料清单一个个核对

“硬装”比较大,数量好清点,但如果某一项出现纰漏将影响活动流程的顺利进行,如音响设备等。这种需要在彩排时多次试用确认,最好准备好备用方案,如多备一套音响设备。

“软装”方面出现大问题的可能性不大,但小问题如打印错文案等,解决方法时相对大型物料提前确定,小型的广告物料一般当天能紧急做出来。

3、彩排

彩排大家都懂,就是抽出一天时间将所有工作人员,硬件设备操作人员、礼仪节目表演等活动人员全部拉到现场,根据活动流程全部大致走一遍。

多说一句,非公司内的工作人员,其余的可能会有费用产生,一般表演人员都是按天结算的。

第六步:活动现场把控

如果活动前期准备比较充分,一般来讲现场出现大问题的可能性不大。但老话说得好,“计划赶不上变化”,做过线下活动的朋友都知道,现场总会多多少少出现一些小问题。这里,给大家几点建议:

1、建立现场会务微信群

微信作为实时沟通工具,可以在微信群随时了解各处的情况。也可以把相关领导拉进去,因为领导在接触客户过程中,可以发现另一个角度的问题。随时提要求,我们可以随时调整。

2、关键项目负责人必须人手一个对讲机

这与微信群互为补充,也是为了更快响应现场的变化和需求。微信群用于全面了解现场的情况,无论是谁反馈的问题,无论问题大小都可以随时了解。而对讲机用于下达指令,让各项目负责人快速响应,解决问题。

3、主持人旁边必须有一个人协助

虽然前期的方案、大致流程与领导过过,但是很多小细节其实领导在策划过程中并不在意,但在现场可能随时会提出改进意见,比方说茶歇提前10分钟,主持稿的小改动等。主持人要时刻保持状态,这些小细节就需要有人实时关注微信群,并确定好之后告诉主持人。甚至准备好修改后的主持稿。

4、现场总统筹必须呆在固定位置

现场总统筹与活动方案的总策划最好是一个人,这样这个人能完全知道现场各个环节的细节,也知道万一出现什么问题,立即找到响应的项目负责人。总统筹建议长驻在设备控制区(放置屏幕切换器、电脑、音响设备控制的地方),现场任何工作人员有任何问题,都知道去哪里找总统筹,避免像无头苍蝇一样找不到具体事项的负责人。

第七步:活动收尾及复盘

活动终于顺利结束了是不是松了一口气?是的,可以松一口气,但第二口气得马上提起来。因为你还要收拾现场、盘点剩余的物料、确保运输到位;结算服务商尾款、跟公司报销;还有最最重要的一点就是:活动复盘。

1、所有工作人员都要参与

在我看来,活动复盘就是再做一次活动策划,不同的是,你有了一次实实在在的经验。拉上所有的工作人员一起复盘看看哪里做得不好,思考怎么改进,下次做的时候我们还可以做哪些提升;复盘哪里做得好,为什么做得好,下次是不是可以更好。

必须所有的有参与过的工作人员一起哦,因为每个人看到的角度不一样,思考点不一样。最核心的是,只有当时做这件事的人,才真正知道这件事怎么改进更好。

2、整理关键服务商信息以备以后使用

服务商资源对于策划来讲,就跟客户资源对销售一样重要。所以必须建立服务商信息库,记录好联系方式,本次活动的服务水准,优劣势,建议复用程度等等。

3、撰写复盘总结,帮助自己思考

个人觉得,我以为我知道的,在写出来的时候才发现自己并没有想得很清楚。所以必须形成相关的文字或者PPT总结。一方面帮助自己思考,另一方面可以展示给所有工作人员,让大家下次可以做得更好。

作者:幺幺

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